W praktyce nierzadko zdarza się, że trzeba uzupełnić podstawę wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy w okresie, z którego ta podstawa jest ustalana, pracownik przez pewien czas był nieobecny w pracy (np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego). Uzupełnienie (dopełnienie) sprowadza się do:
- podzielenia faktycznie otrzymanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało oraz
- pomnożenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu 3 lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Ważne!
Dopełnienie podstawy ekwiwalentowej obowiązuje nie tylko w stosunku do składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc, ale również względem składników za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premii kwartalnych czy dodatków za nadgodziny tygodniowe w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym (§ 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).
Przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czas pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 K.p. Tak wyjaśniono w stanowisku resortu pracy z 27 lipca 2016 r., które zostanie szerzej omówione w dalszej części niniejszego podrozdziału.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik, pracujący w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin, w dniu 30 kwietnia 2021 r. zakończył zatrudnienie w jednej z łódzkich firm handlowych. Z tego tytułu przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za 15 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (120 godz.). Co miesiąc otrzymywał on następujące składniki płacy (wypłacane zawsze na koniec miesiąca, za który są należne):
· wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3800 zł brutto;
· zmienne miesięczne premie regulaminowe, które wyniosły łącznie 1690 zł w okresie od stycznia do marca 2021 r., w którym pracownik na 62 nominalne dni pracy pracował faktycznie 55 dni (przez 7 dni chorował).
Dodatkowo pracownik był uprawniony do premii rocznej (o charakterze roszczeniowym), która za 2020 r. została wypłacona w lutym 2021 r. w kwocie 3480 zł, a została naliczona za 234 dni pracy w 2020 r. (przy 253. dniach nominalnie do przepracowania).
W przedstawionych okolicznościach ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:
Krok 1. Uzupełnienie zmiennych premii miesięcznych:
● 1690 zł : 55 dni pracy w okresie od stycznia do marca 2021 r. = 30,73 zł,
● 30,73 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie od stycznia do marca 2021 r. = 1905,26 zł.
Krok 2. Uzupełnienie premii rocznej:
● 3480 zł : 234 dni pracy w 2020 r. = 14,87 zł,
● 14,87 zł x 253 dni nominalnie do przepracowania w 2020 r. = 3762,11 zł.
Krok 3. Ustalenie średniego wynagrodzenia zmiennego:
● (1905,26 zł : 3 miesiące) + (3762,11 zł : 12 miesięcy) = 635,09 zł + 313,51 zł = 948,60 zł.
Krok 4. Obliczenie kwoty należnego ekwiwalentu:
● (3800 zł + 948,60 zł) : 21 = 226,12 zł,
● 226,12 zł : 8 = 28,27 zł,
● 28,27 zł x 120 godz. niewykorzystanego urlopu = 3392,40 zł.
Ważne!
Pamiętajmy, że omawianego uzupełnienia dokonuje się w przypadku wszystkich składników zmiennych, choćby miały charakter incydentalny (tak jak np. wynagrodzenie i dodatki za sporadycznie świadczoną pracę nadliczbową lub pracę w porze nocnej) i niezależnie od przyczyn absencji w pracy, a zatem także w odniesieniu do nieobecności nieusprawiedliwionych.
Słuszność przedstawionego poglądu znalazło potwierdzenie w stanowisku MPiPS z sierpnia 2015 r. w sprawie dopełnienia podstawy ekwiwalentu za urlop.
Miejmy na uwadze, że przepisy nie precyzują, w przypadku jakich nieobecności trzeba uzupełniać podstawę ekwiwalentu za urlop. § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego:
- stanowi jedynie, że dopełnienia bazy obliczeniowej znajduje zastosowanie jeśli „pracownik nie przepracował pełnego okresu”, z którego wynagrodzenie przyjęto do podstawy,
- nie zawiera żadnych dodatkowych warunków.
Stąd należy wnioskować, iż konieczność dopełniania wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczeń ekwiwalentu występuje również w razie np. nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika w pracy. Tym bardziej, że uwzględnianie tego typu absencji przy uzupełnianiu podstawy jest działaniem z korzyścią dla podwładnych.
Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Okręgowego w Elblągu z 28 czerwca 2018 r. (sygn. akt IV Pa 7/17), w którym zaaprobowano konieczność dopełnienia podstawy ekwiwalentowej za okres urlopu bezpłatnego, podkreślając, że: „(…) Trzeba podkreślić, że § 16 ust. 2 rozporządzenia nie wskazuje, aby jego zastosowanie było wykluczone, jeśli niewykonywanie pracy przez wszystkie dni okresu trzymiesięcznego z § 16 ust. 1 było wynikiem korzystania z urlopu bezpłatnego (…)”.
Mimo, iż wskazane rozstrzygnięcie zapadło w sprawie dotyczącej urlopu bezpłatnego, to jednak przedstawione w nim argumenty można odnieść również do nieobecności nieusprawiedliwionej.
Przykład
Z końcem października 2021 r. doszło do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem pracującym na ¾ etatu w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po 6 godz. dziennie. W związku z tym faktem, pracodawca musiał wypłacić mu ekwiwalent za 8 dni (48 godz.) niewykorzystanego urlopu.
Wynagrodzenie wypłacone mu w okresie poprzedzającym październik wynosiło:
● wynagrodzenie wynikające ze stawki godzinowej i miesięczne premie należne za okres od lipca do września 2021 r.: 12690 zł (we wspomnianym okresie pracownik miał do przepracowania nominalnie 66 dni, a faktycznie z powodu 4 dni choroby, 9 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 51 dni);
● premie kwartalne wypłacone w okresie od października 2020 r. do września 2021 r.: 5345 zł (we wspomnianym okresie pracownik miał do przepracowania nominalnie 252 dni, a faktycznie z powodu 9 roboczych dni choroby, 18 dni urlopu wypoczynkowego i 3 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 222 dni).
W przedstawionych okolicznościach ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:
Krok 1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego i zmiennych premii miesięcznych:
● 12690 zł : 51 dni pracy w okresie od lipca do września 2021 r. = 248,82 zł,
● 248,82 zł x 66 dni nominalnie do przepracowania w okresie od lipca do września 2021 r. = 16422,12 zł.
Krok 2. Uzupełnienie premii kwartalnej:
● 5345 zł : 222 dni pracy w okresie od października 2020 r. do września 2021 r. = 24,08 zł,
● 24,08 zł x 252 dni nominalnie do przepracowania w okresie od października 2020 r. do września 2021 r. = 6068,16 zł.
Krok 3. Ustalenie średniego wynagrodzenia zmiennego:
● (16422,12 zł : 3 miesiące) + (6068,16 zł : 12 miesięcy) = 5979,72 zł.
Krok 4. Obliczenie kwoty należnego ekwiwalentu:
● 5979,72 zł : 15,75 (współczynnik ekwiwalentowy określony dla ¾ etatu) = 379,66 zł,
● 379,66 zł : 8 = 47,46 zł,
● 47,46 zł x 48 godz. niewykorzystanego urlopu = 2278,08 zł.
Wyjaśnienia PIP dotyczące dopełniania podstawy ekwiwalentowej (odpowiedź na zapytanie redakcji SerwisKadrowego.pl)
Redakcja SerwisKadrowego.pl wystąpiła do PIP z zapytaniem dotyczącym dopełniania podstawy ekwiwalentowej. Oto treść pytania:
„Ustalając podstawę ekwiwalentową, w przypadku zmiennych składników płacy niekiedy niezbędne jest tzw. dopełnienie. Dotyczy to sytuacji, w których pracownik nie przepracował pełnego, lecz tylko część okresu, z którego przyjmuje się wspomniane składniki, wyłączając miesiące nieprzepracowane w całości. Omawianego dopełnienia dokonuje się poprzez:
• podzielenie wynagrodzenia faktycznie wypłaconego w okresie, z którego wyznacza się podstawę ekwiwalentową przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało;
• pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Tak wynika z § 11 ust. 1, § 16 ust. 2 i 3 oraz § 17 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).
W kontekście przywołanych wyżej przepisów uprzejmie proszę o odpowiedź na poniższe pytania:
1. Czy dopełnienia, o którym mowa powyżej, należy dokonywać w sytuacji, gdy nieprzepracowanie części miesiąca nie wynikało z absencji, lecz z zatrudnienia pracownika (podjęcia pracy) w trakcie miesiąca? Czy wynagrodzenie faktycznie wypłacone za nieprzepracowany w części miesiąc – z powodu przyjęcia pracownika do pracy w trakcie miesiąca – należy „dopełnić” czy też pominąć przy kalkulowaniu ekwiwalentu urlopowego?
2. Co należy rozumieć przez użyte w § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego sformułowanie: „liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy”? Czy w przypadku np. pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy powinna to być liczba dni do przepracowania wynikająca z grafiku czasu pracy pracownika?„.
W uzyskanej z PIP odpowiedzi z dnia 21 września 2021 r. wyjaśniono, że:
„Na wstępie należy wskazać, że Państwowa Inspekcja Pracy w ramach prowadzonego poradnictwa prawnego, nie dokonuje ocen i analiz opisywanych stanów faktycznych. Powyższe wynika z braku możliwości pozyskania wiedzy na temat całokształtu okoliczności faktycznych. Odpowiedź na zapytanie ograniczy się więc do wskazania obowiązującego stanu prawnego w zakresie zagadnień w nim poruszonych.
W myśl art. 171 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320) w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
W myśl § 14 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 1997.2.14, dalej zwane rozporządzeniem urlopowym) ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, zwany dalej „ekwiwalentem”, ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia urlopowego. W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, przysługującego pracownikowi należy ustalić podstawę jego wymiaru, w której należy uwzględnić przeciętne wynagrodzenie pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, oraz składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.
W mysi § 16 rozporządzenia urlopowego, składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy me dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa powyżej, wówczas wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Przepis § 11 rozporządzenia urlopowego stosuje się odpowiednio.
Przepisy rozporządzenia urlopowego nie odnoszą się wprost do sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego, natomiast należy przyjąć, że obliczając podstawę ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenie za niepełny miesiąc pracy, w sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca kalendarzowego przy obliczaniach podstawy ekwiwalentu za urlop należy zastosować odpowiednio przepis § 16 ust 2 rozporządzenia urlopowego. Zatem jeżeli założymy sytuację, że pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca, wynagrodzenie uzyskane w tym miesiącu, należy obliczyć dzieląc wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie mnożąc otrzymane wynagrodzenie za jeden dzień przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Odnosząc się do drugiego pytania, wyjaśniam, że określone w § 16 rozporządzenia urlopowego, sformułowanie „liczba dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy” należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy należy przyjąć, że są to dni pracy, które pracodawca zaplanował dla pracownika w rozkładzie czasu pracy, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy.
(…)
Jednocześnie informuję, że Państwowa Inspekcja Pracy nie jest uprawniona do wydawania wyjaśnień zawierających wiążącą wykładnię przepisów prawa, dlatego też opinie wyrażane w odpowiedzi na kierowane do Państwowej Inspekcji Pracy pisma, nie mają charakteru wiążącego.”.
Źródło: publikacja „Mistrz Kadr i Płac”
